A rendezvényszervezés szerves részét kell, hogy képezze a marketing, hiszen enélkül aligha lenne kinek szerveznünk a jobbnál jobb programokat. Vannak hibák azonban, amibe kezdő rendezvényszervezőként sokan belefutnak, most erre hívjuk fel a figyelmet.
Minden rendezvénynek rendelkeznie kell egy meghatározott céllal vagy stratégiával. Ez lehet akár márkaismertség terjesztése, üzleti kapcsolatok szerzése, vagy új fogyasztók verbuválása, a hangsúly azon van, hogy legyen. Mivel minden rendezvény egy befektetés, meghatározott cél nélkül nem fogjuk tudni követni, hogy megtérült-e, lényegében nem fogjuk tudni, sikeresen zártuk-e a rendezvényt.
A célközönség meghatározása is kulcsfontosságú marketing szempontjából, hiszen nem mindegy, hogy milyen hangnemben, és milyen eszközök segítségével szólítod meg azokat, akiket szívesen látnál a rendezvényeden. Ráadásul azt is ki kell derítened, hogy a célközönséged mire vágyik, mit tudsz neki nyújtani, hiszen amennyire nem egyszerű feladat ez, olyannyira hasznos lesz marketing szempontjából.
Általános szabály, hogy egy rendezvény költségvetésének legalább 20%-át marketingre kell fordítani. Bár elsőnek meglehetősen soknak tűnhet ez az összeg, azonban ez szükséges ahhoz, hogy megkapja a megfelelő figyelmet a rendezvényed, hogy az emberek tudomást szerezzenek róla. Ne felejtsd el időben megszervezni a promóciót, a karszalag rendelés is legyen időben napirenden, hiszen egy papír karszalag utóélete is része a rendezvény marketingjének.
A közösségi média manapság a legerősebb eszköz az online marketing során, így nagy lehetőséget hagysz ki, ha nem használod ki. Használj hashtaget, készíts közösségi média platformjain kampányokat, esetleg kérj fel influencereket a rendezvényed népszerűsítésére.
Amikor meghatározod a rendezvény marketing stratégiáját, figyelj oda, hogy ne rugaszkodj el a realitás talajától. Csak olyat reklámozz, amit biztosan teljesíteni tudsz, hiszen ha túl nagy elvárásokat keltesz a résztvevőkben, megeshet, hogy csalódottan kullognak majd haza.
Az eredmények rengeteget elárulnak egy rendezvény teljesítményéről, így semmiképp ne hanyagoljuk el ezt a részt sem. Állítsunk mérhető adatokat, mint a weboldal forgalma, vásárlások, megjelentek száma, közösségi médiában keltett visszhang, reakciók. Már egy rendezvényükről is sokat megtudhatunk, de ami ennél is fontosabb, tanulhatunk a következő megszervezéséig.
Gondolj bele, hogy akik megjelentek az eseményeden, azokat érdekli a céged, és amit nyújt nekik. Kész pazarlás lenne, ha nem vennéd fel velük az eseményt követően is a kapcsolatot. Küldj kérdőívet számukra, hírlevelet, vagy akár csak egy köszönő levelet, és garantáltan pozitív benyomást keltesz majd bennük.
Ha ezeket a hibákat elkerülöd, garantáltan sikeres éved lesz a jobbnál jobb rendezvényekkel, melyek színvonalát tovább emelheted, ha egyedileg tervezett belépő karszalag is lesz az eseményre, amit később is bátran mutogathat majd minden résztvevő.